Van Excel-bestand naar webapp: uren en uitbetaling opvolgen voor een dansschool

Kort antwoord: Dansschool Diamonds hield uren en uitbetaling van haar lesgevers bij in een Excel-bestand dat maandelijks werd doorgemaild. Ik bouwde er een webapp voor: lesgevers registreren zelf hun uren, de school keurt goed en betaalt uit, en alles staat overzichtelijk per maand. Zie de realisatie voor de volledige uitleg en schermen.

Het probleem met een Excel-bestand per mail

Een dansschool met een handvol lesgevers, elk met een eigen tarief per soort les, en een schooljaar vol uitzonderingen: een weekje vakantie, een extra workshop, een kamp in de zomer. Dat liet zich nog net bijhouden in een Excel-bestand, zolang iemand trouw elke maand het juiste tabblad invulde en doorstuurde.

Maar net daar loopt het vroeg of laat mis. Een lesgeefster die niet meer precies weet of haar uren van vorige maand al goedgekeurd zijn. Een tarief dat verandert, maar per ongeluk ook de uren van een vorige maand herschrijft. Geen enkele controle op wie al uitbetaald is en wie niet.

Wat ik gebouwd heb

Elke lesgever krijgt een eigen inlog en registreert haar uren zelf: datum, categorie, aantal uren en minuten. Aan het einde van de maand dient ze in met één knop, en vanaf dan is die maand vergrendeld — geen uren meer bijvoegen zonder tussenkomst van de beheerder.

De school ziet aan de andere kant alle ingediende uren in één tabel, per maand te filteren op lesgever, categorie of status, en volgt van daaruit de volledige weg op: concept → ingediend → goedgekeurd → betaald. Tarieven staan per lesgever en per categorie, met een geldigheidsdatum, zodat een loonsverhoging het verleden niet stilzwijgend herschrijft. En voor de boekhouder is er één knop die van een volledige maand een Excel-bestand maakt.

De volledige achtergrond en de schermen staan bij de realisatie.

Het derde project voor dezelfde school

Na de voorbeeldwebsite en het eigen kassasysteem is dit al het derde project voor Dansschool Diamonds. Telkens dezelfde afweging: geen kant-en-klaar pakket met functies die niemand gebruikt, maar iets dat past bij wat een kleine organisatie werkelijk nodig heeft. Rollen zitten simpel in het datamodel, authenticatie en database lopen via Supabase, en er is geen abonnement per gebruiker.

Staat u voor een gelijkaardige vraag, meerdere mensen met verschillende tarieven en een goedkeurings- of uitbetalingsproces dat nu nog met de hand gebeurt? Dat mag u gerust eerst even aftoetsen voor er iets gebouwd wordt.

Veelgestelde vragen

Waarom niet gewoon in Excel blijven werken?

Dat werkt tot het niet meer werkt: een verkeerd tabblad, een vergeten update, of een lesgeefster die niet meer weet of haar uren van vorige maand al goedgekeurd en uitbetaald zijn. Bij een handvol lesgevers met elk hun eigen tarief per categorie loopt dat vanzelf mis.

Wat kostte deze app?

Net als het kassasysteem is dit werk voor de dansschool van mijn eigen partner en haar zus, en daar reken ik geen vijftig euro per uur voor aan. Voor een vereniging met een vergelijkbare vraag, meerdere mensen met verschillende tarieven, kijk ik naar wat er werkelijk nodig is.

Wat zit er onder de motorkap?

Astro met React-onderdelen voor de tabellen, Supabase voor de database, authenticatie en toegangsregels, en Excel-export ingebouwd voor de boekhouder. Gehost op Netlify, geen abonnement per gebruiker.