Uurregistratie voor Dansschool Diamonds

Voor Dansschool Diamonds bouwde ik intussen een derde project: na de voorbeeldwebsite en het eigen kassasysteem nu een webapp waarmee de lesgevers hun uren registreren en de school bijhoudt wie wat verdiend heeft en wie al uitbetaald is.

Het probleem dat dit oploste

Een dansschool met een handvol lesgevers, elk met hun eigen tarief per soort les, en een schooljaar met concepten, weekjes vakantie en de ene keer een extra workshop. Bijhouden wie hoeveel uur gaf, aan welk tarief, en of dat al uitbetaald is, hoorde tot voor kort bij een Excel-bestand dat maandelijks manueel werd aangevuld en doorgestuurd. Dat werkt, tot het niet meer werkt: een verkeerd tabblad, een vergeten update, een lesgeefster die niet meer precies weet of haar uren van september al goedgekeurd zijn.

Wat er staat

Elke lesgever heeft een eigen inlog en ziet enkel haar eigen scherm. Een uur ingeven kost een paar tikken: datum, categorie, aantal uren en minuten in kwartieren. Zolang het label Concept is, kan ze het nog aanpassen of verwijderen. Aan het einde van de maand dient ze in met één knop, en vanaf dat moment is die maand vergrendeld: geen uren meer bijvoegen of aanpassen zonder dat de beheerder de maand terug openzet.

Aan de andere kant ziet de beheerder alle ingediende uren van iedereen in één tabel, per maand te filteren op lesgever, categorie of status. Van daaruit worden uren goedgekeurd en later gemarkeerd als betaald: concept → ingediend → goedgekeurd → betaald, met op elk moment zichtbaar waar iets staat. Tarieven per lesgever en per categorie staan apart, met een geldigheidsdatum: een loonsverhoging in oktober herschrijft niet stilzwijgend de uren van september. Er is ook plaats voor eenmalige extra vergoedingen, los van de gewone uurregistraties.

Elke lesgever heeft daarnaast haar eigen overzicht: totaal aantal uren, loon uit die uren en extra vergoedingen, per maand en per categorie uitgesplitst. En voor de boekhouder is er één knop die van een volledige maand een Excel-bestand maakt.

Bewust klein gehouden

Net als bij het kassasysteem is dit geen pakket met functies die niemand gebruikt. Rollen zitten simpel in het datamodel (lesgever of beheerder), authenticatie en database lopen via Supabase, en de hele app draait op Netlify zonder abonnement per gebruiker. Het is gebouwd voor wat deze school nodig heeft: niet meer, en niet minder.