AI in uw KMO: waar het wel en niet helpt

Er wordt de laatste jaren erg veel AI verkocht aan bedrijven die er niets aan overhouden. Niet omdat de techniek niet werkt, maar omdat ze wordt ingezet op taken waar het probleem ergens anders zit.

Hieronder een nuchtere afbakening, op basis van wat ik in de praktijk zie werken.

Waar het wél helpt

Tekst die u toch al schrijft, sneller af. Offertes, opvolgmails, werfverslagen, vacatureteksten. U levert de feiten, AI levert de formulering. U blijft nakijken, maar u begint niet meer bij een wit blad.

Documenten uitlezen. Facturen, leveringsbonnen, ingescande formulieren omzetten in gegevens die u kan gebruiken. Dit is waar de grootste tijdswinst zit voor bedrijven met veel papier.

Zoeken in uw eigen informatie. Als het antwoord op een klantvraag ergens in vijf jaar mailverkeer en dertig mappen staat, kan AI dat terugvinden op een manier die zoeken op bestandsnaam nooit zal halen.

Samenvatten. Lange documenten, verslagen, contracten. Niet om te beslissen op basis van de samenvatting, maar om te weten waar u moet kijken.

Waar het níet helpt

Als het onderliggende proces niet klopt. Een chaotisch proces automatiseren geeft u chaos aan hogere snelheid. Eerst opruimen, dan automatiseren.

Bij dingen die exact moeten zijn. Bedragen berekenen, btw bepalen, wettelijke termijnen toepassen. Daar wil u regels, geen taalmodel dat een plausibel antwoord verzint.

Als er niemand verantwoordelijk is voor de output. Elke AI-toepassing heeft iemand nodig die nakijkt. Valt die rol weg, dan is het een kwestie van tijd voor er een fout bij de klant belandt.

Voor klantencontact zonder uitweg. Een chatbot die uw klant vijf keer in een cirkel stuurt, kost u meer goodwill dan hij aan telefoontjes uitspaart. Zet er altijd een echte mens achter, op één klik.

Hoe u eraan begint

Niet met een tool. Begin met de vraag: welke taak kost mij elke week het meeste tijd en het minste denkwerk? Dat is uw eerste kandidaat. Eén taak, klein opgezet, en na een maand eerlijk evalueren of het tijd oplevert.

Als het antwoord nee is, stopt u ermee. Dat is geen mislukking, dat is precies de reden waarom u klein begint.